Vindex AB – Policy för datahantering enligt dataskyddsförordningen ( GDPR )

Hantering av personuppgifter och information om GDPR

Dina personuppgifter

För oss på Vindex är det otroligt viktigt att bevara din integritet som vår kund, kandidat och besökare på vår hemsida. Det är ett ansvar som vi anser skapar ett jämnsidigt och ärligt förtroende sinsemellan. Därför hoppas vi att vår policy på ett tydligt och transparent sätt förklarar hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar information så att du känner dig säker på att dina personuppgifter är i säkert förvar hos oss. Vi rekommenderar dig att läsa igenom vår personuppgiftspolicy noga innan du använder dig av vår tjänst.

Vår personuppgiftspolicy beskriver vilken information vi behandlar, vilka parter som vi kan komma att dela dina personuppgifter med och dina rättigheter gällande detta arbete. Vi hanterar alla personuppgifter i enlighet med Personuppgiftslagen (PUL) och EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation (GDPR).

Vindex personuppgiftspolicy

Den här personuppgiftspolicyn gäller för hur vi på Vindex AB (organisationsnummer 556712-1230) hanterar dina personuppgifter på vår hemsida; https://vindex.se. Vindex AB är ansvariga för behandlingen av personuppgifter på den här och andra webbplatser som drivs av Vindex AB.

Kontaktuppgifter

Vi finns tillgängliga att besvara dina frågor via gdpr@Vindex.se eller brev, som då skickas till:
Vindex AB
Rålambsvägen 17
112 59 Stockholm.

Det här klassas som personuppgifter

Personuppgifter är all typ av information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk levande person. Exempel på det är namn, personnummer, adress, mejladress och telefonnummer. Det gäller även krypterade uppgifter och olika typer av elektroniska identiteter som IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Så samlar vi in personuppgifter

I första hand får vi dina personuppgifter direkt från dig när du kontaktar oss via våra representanter per mejl och/eller telefon. Vi kan även få information om dig när du besöker vår hemsida för att söka ett jobbuppdrag eller söker efter en passande kandidat till företaget du arbetar hos. I samband med arbetsansökan samlar vi in information om din tidigare arbetslivserfarenhet, ålder, kön, ditt namn, telefonnummer och mejladress samt dina referenser med tillhörande namn och kontaktuppgifter till dem. När du söker efter en passande kandidat samlar vi in information så som namn på företaget, uppdragets längd, din befattning på företaget, ditt namn, mejladress och telefonnummer. Vi samlar även in information om vem som kandiderade till den utlysta tjänsten samt vem som anställdes.

Beroende på hur du väljer att kontakta oss kan vi också samla in kontaktuppgifter som exempelvis din mejladress eller telefonnummer. När vi har en personlig kontakt med dig hanterar vi även de övriga personuppgifterna som du själv väljer att lämna till oss.

Hantering av personuppgifter vid nyhetsbrevsprenumeration

Om du prenumererar på Vindex AB’s nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din mejladress för att kunna skicka ut nyhetsbrevet till dig. Du kan närsomhelst säga upp din prenumeration via länk i nyhetsbrevet eller genom att kontakta oss via mejladressen gdpr@Vindex.se.

Uppgifter som samlas in när du använder våra digitala tjänster

När du använder någon av våra hemsidor eller digitala tjänster samlar vi in uppgifter om ditt användande av tjänsten samt även ditt IP-nummer för att ständigt förbättra vår tjänst. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilka sökningar du gör och vilka jobbannonser och/eller kandidater du är intresserad av.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig

Vid ansökan och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer (exempelvis referenser). Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga personers samtycke till att lämna dessa personuppgifter.

För att kunna hålla dina personuppgifter korrekta kompletterar och uppdaterar vi dina personuppgifter genom inhämtning från både privata och offentliga register. Det gäller exempelvis information som dina adressuppgifter.

Hantering och lagring av dina personuppgifter

Vindex AB följer lagstiftningen gällande behandling av personuppgifter. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av rekryteringsavtal, specifikt av samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke, och den behandling som grundas på samtycket, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. Huvudsakligen behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis anställningsvillkoren.

Vår kundvård

Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller anställningar. Vi använder dina kontaktuppgifter som mejladress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor, rekrytering och övriga ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.

Rätt till kontroll över dina personuppgifter

Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska kompletteras, raderas eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till specifika ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller så kallad profilering.

Cookies

Vindex.se och våra andra hemsidor använder vi cookies för att förbättra din upplevelse, för att samla information för vår marknadsföring och för att kunna utveckla webbplatserna. Informationen lagras anonymt. Det kan förekomma att vissa personuppgifter hanteras av cookies på Vindex.se. För denna hantering gäller förutom vår personuppgiftspolicy också vår cookiepolicy.

Informationsutskick

När du har blivit anställd eller hittat en jobbkandidat via oss använder vi dina personuppgifter för att bland annat anställningsbekräftelser, viktig information om kandidaten och/eller uppdraget. Sådana utskick sker till den mejladress som har lämnats i samband med användning av vår tjänst. När du har blivit anställd eller hittat en passande kandidat till ditt företag skickar vi en enkät till dig med frågor om processen för att hjälpa oss att förbättra våra tjänster. Även inför och under anställningen/uppdraget kan vi ha fått i uppgift att fylla och skicka viktig information till både dig som uppdragsgivare och uppdragsutförare via den mejladress som du angivit i samband med användning av vår tjänst. Det kan handla om information som anställningens start och slut, kontaktperson på företaget du ska börja hos, rekommendation på andra kandidater till påminnande tjänster eller saker som händer på det företaget.

Marknadsföring och personifiering

Kundinformation kan användas i marknadsföringssammanhang av Vindex AB i samband med specifika projekt/uppdragsförslag för att kontakta dig per post, mejl och SMS. Du som har anmält att du vill prenumerera på vårt nyhetsbrev får nyheter och information utifrån dina personuppgifter för att skicka ett sådant med ett anpassat innehåll för just dig. Information som vi använder för det är dels din mejladress, uppgifter om din sökhistorik bland våra erbjudna tjänster, ditt användarmönster och dina preferenser. Genom att använda de här uppgifterna kan vi ge dig erbjudanden som vi tror att du har störst intresse och nytta av.

På våra hemsidor använder vi information om våra användare för att göra en så kallad personifiering – en anpassning av innehållet på vår hemsida utifrån dig och din användning. Den här anpassningen kan exempelvis vara att vi sparar och visar uppgifter om jobb och uppdrag som du tidigare har sökt efter på någon av våra hemsidor eller digitala tjänster. Det innebär också att vi visar dig annonser och erbjudanden som vi tror passar just dig och dina önskade jobb och uppdrag. Detta innefattar även vår annonsering och kommunikation på sociala medier och webannonsering på andra webbplatser än Vindex.se.

I vissa fall delar vi uppgifter med våra samarbetspartners för att de ska hjälpa oss att anpassa våra erbjudanden och marknadsföring efter dig. Vi ingår avtal för att säkerställa att sådana samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning.

För analys av användarmönster och personifiering använder vi oss av cookies.

Utveckling av tjänster och service

Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Det gäller dels våra digitala tjänster, där vi analyserar användarbeteende för att utveckla hur vi presenterar information, erbjudanden och utformar funktioner. Det gäller också utveckling av våra produkter efter kunders önskemål och beteende och för att t.ex. åtgärda brister eller öka säkerheten.

I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant.

Krav enligt lag

Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.

Lagringstider

Vindex AB följer god sed i rekryteringsbranschen. Alla de personuppgifter vi samlar in i vår kunddatabas sparar vi så länge som de behövs för ändamålet. Dina personuppgifter och tjänstehistorik sparas i kunddatabasen i upp till fem (5) år om du inte har samtyckt till att vi kan spara uppgifterna längre. Om du samtycker till att uppgifterna sparas under längre period sparar vi dina personuppgifter i upp till 10 år. Kontaktinformation om dig som prenumererar på vårt nyhetsbrev sparas så länge som du väljer att ta emot vårt nyhetsbrev.

Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som ar gallrats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.

Vindex AB tekniska och organisatoriska åtgärder för säker behandling av dina personuppgifter. Vi vidtar löpande åtgärder för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Vi utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.

Vi utbildar kontinuerligt vår personal i dataskyddsfrågor och vi har ett eget dataskyddsombud. Har ni direkta frågor om hur vi arbetar med personuppgiftslagen (PUL) eller den kommande dataskyddsförordningen (GDPR)- kontakta gärna gdpr@Vindex.se.

Utlämning av personuppgifter

Microsoft

Vi använder oss av Microsofts Office-produkter och systemtjänster för vårt interna arbete. Det innebär att dina personuppgifter kommer att behandlas av Microsoft som har anlitats av oss som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna lagras av Microsoft i en molntjänst inom EU. Personuppgifterna kan av Microsoft vid en omfattande IT-incident överföras till tredjeland (det vill säga ett land utanför EU/ESS). Denna överföring sker bara i syfte att skydda uppgifterna.

Google Suite / Cloud
Vi använder oss daligen av Googles tjänster inom Google Suite och Cloud. De medför att dina personuppgifter teoretiskt kan finnas tillgänglig för Google. Google ansvarar för att samtliga uppgifter sköts enligt gällande GDPR-standard inom EU.

Läs mer om Googles Policys kring personuppgifter och GDRP;
https://cloud.google.com/security/gdpr/
https://privacy.google.com/businesses/compliance/
https://gsuite.google.com/security/?secure-by-design_activeEl=data-centers

Avtalspartners och IT-leverantörer

Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.

Interna IT-system

Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i våra rekryterings- och säljstödssystem, i vårt kundtjänstsystem och i ett system för datahantering och dataförbättring. Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.

Webbanalysföretag

Vi använder oss av externa leverantörer för personifiering och analys av användarbeteenden på våra webbplatser och för användarfeedback. Dessa företag hanterar personuppgifter som personuppgiftsbiträde för vår räkning. De uppgifter det rör sig om är framför allt uppgifter som hämtas in genom cookies och hanteras på anonym och aggregerad nivå.

Vi använder oss av en extern leverantör för att tillhandahålla chattfunktionalitet. Leverantören får tillgång till den information som lämnas i chatten. Du godkänner leverantörens personuppgiftspolicy i samband med att du startar chattfunktionen.

Dina rättigheter

Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på Vindex.se, vid kontakt med våra rekryterare eller hos ett ombud eller en arbetsgivare/kund till Vindex AB.

Återkallelse av samtycke

Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket.

Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.

Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig

Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på ovanstående adress. Registerutdraget lämnas på begäran och är gratis en gång per år. Hur går jag tillväga för att begära ett registerutdrag?

Lagstödet för denna rättighet med registerutdrag finner du i 26 § personuppgiftslagen

Om ett företag bryter mot PUL

Den som anser att ett företag bryter mot PUL eller annan integritetslagstiftning kan vända sig till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats

CENTRALA BEGREPP

Behandling av personuppgifter innefattar all hantering av personuppgifter, till exempel; insamling, analysering, registrering och lagring. Personuppgiftsansvarig är den som ensam eller tillsammans med annan bestämmer ändamål och medel för behandlingen av personuppgifterna och som ytterst ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning.

UPPGIFTER SOM BEHANDLAS

    Beroende på vilken tjänst du använder kan vi samla in följande personuppgifter:

  1. namn;
  2. adress;
  3. e-postadress;
  4. telefonnummer;
  5. IP-adress;
  6. personnummer;
  7. andra uppgifter som du själv lämnar inom ramen för Tjänsten.
    När du använder Tjänsten kan viss information att inhämtas automatiskt, inklusive:

  1. information om din användning av Tjänsten; och
  2. teknisk data, vilket kan inkludera det URL genom vilket du får åtkomst till Hemsidan, din IP-adress, unique device ID, information om nätverks- och datorprestanda, typ av webbläsare, språk och information om identifiering och operativsystem.

ÄNDAMÅL MED BEHANDLINGEN

    Vi kommer behandla informationen ovan för följande ändamål:

  1. för att tillhandahålla Tjänsten;
  2. för att säkerställa kundkännedom;
  3. för att personifiera och förbättra din upplevelse av Tjänsten;
  4. för att skicka dig notifieringar och meddelanden via post, telefon, elektronisk kommunikation (så som sms eller e-post) eller på annat sätt, inklusive att skicka dig marknadsföring av våra produkter och tjänster;
  5. för att informera dig om våra uppdateringar av Tjänsten och användarvillkoren;
  6. för att förbättra och utveckla Tjänsten och nya tjänster och produkter, samt att analysera din användning av Tjänsten;
  7. för att säkerställa den tekniska funktionaliteten hos Tjänsten;
  8. för att förhindra användning av Tjänsten i strid med användarvillkoren för Tjänsten och för att förebygga och utreda missbruk av Tjänsten; och
  9. för att fullgöra förpliktelser enligt lag.

SAMTYCKE

    Genom att acceptera villkoren för Tjänsten samtycker du till att:

  1. behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med denna personuppgiftspolicy;
  2. vi kan skicka direktmarknadsföring till dig, t.ex. via post, telefon, elektronisk kommunikation (så som sms eller e-post) eller på annat sätt (du kan när som helst avsäga dig ytterligare erbjudanden).
  3. att vi, till den av dig angivna mailadressen, har rätt att kontinuerligt skicka ut nyhetsbrev med information om nya tjänster eller erbjudanden från Vindex AB. Om du inte längre önskar ta emot sådant nyhetsbrev kan du när som helst avsluta denna tjänst genom att klicka på den därför avsedda länk som tillhandahålls i varje nyhetsbrev.
  4. att vi kan komma att spela in eller på annat sätt dokumentera din kommunikation med oss.

Överföring av personuppgifter till tredje man

Vi kommer inte dela, sälja, överlåta eller på annat sätt lämna ut personuppgifter utöver vad som anges i denna personuppgiftspolicy, om vi inte är skyldiga att göra det till följd av ett domstolsbeslut eller om vi har fått ditt medgivande till sådant utlämnande. Om det finns misstanke om att du har begått ett brott i samband med användningen av Tjänsten kan uppgifter, på begäran, lämnas ut till myndigheter.

Detta utesluter inte att vi kan använda personuppgiftsbiträden som behandlar person-uppgifter för vår räkning i enlighet med skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal och våra instruktioner. Personuppgiftsbiträden som får tillgång till dina personuppgifter (t.ex. när vi använder en tredje part för att utföra betalningstransaktioner eller lagra information på en server), ges inte någon rätt att använda dina personuppgifter för andra syften än de syften som anges i denna personuppgiftspolicy.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi kan komma att överföra delar av dina personuppgifter till tredje land, dvs. land utanför EU/EES. T.ex. kan personuppgifter lagras på servrar placerade i tredje land.

RÄTTELSE

Du har rätt att, enligt tillämplig personuppgiftslagstiftning, efterfråga ett s.k. registerutdrag med information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar. Du har rätt till denna information kostnadsfritt och utan angivande av skäl.

Du har dessutom rätt att, när som helst, begära att vi antingen rättar, blockerar eller raderar personuppgifter som är felaktiga. För det fall vi är skyldiga enligt lag att lagra dina uppgifter, kan uppgifterna enbart blockeras.

LEGALA FÖRFRÅGNINGAR OCH FÖREBYGGANDE AV SKADA

Vi kan använda, lagra och dela din information som svar på legala förfrågningar (som till exempel husrannsakan, domstolsbeslut, stämning eller liknande), eller när det är nödvändigt för att upptäcka och förhindra kriminell aktivitet. Detta gör vi för att vi ska kunna skydda oss själva, dig och andra användare. Det kan innebära att lagringen sker som en del i en undersökning om vi tror att så krävs enligt tillämplig lag. Information som vi erhåller om dig när du använder Tjänsten, kan användas och lagras under en längre tid än vad som krävs för övriga ändamål när informationen är föremål för legal förfrågan, skyldighet enligt lag, myndighetsutredning eller utredningar rörande möjliga brott mot våra användarvillkor eller policyer, eller annars för att förebygga skada.

COOKIES OCH LIKNANDE TEKNIK

Vi samlar in information med hjälp av cookies och andra tekniker som känner igen dig som användare. För information om hur vi använder dessa tekniker och hur du kan förhindra användandet av cookies, vänligen se vår cookiepolicy.

SOCIALA PLUG-INS

När du använder Tjänsten kan du från tid till annan erbjudas att dela information från Tjänsten på sociala medier, som t.ex. Facebook, LinkedIn eller Twitter, via en implementerad social plug-in (som t.ex. en gillaknapp). Om du väljer att dela information via en social plug-in kommer din webbläsare att överföra följande data till det sociala mediet:

  1. datum och tid för ditt besök;
  2. Internet-adressen/URL för adressen som du för tillfället besöker;
  3. din IP-adress;
  4. vad du använt för webbläsare;
  5. vad du använt för operativsystem;
  6. ditt användarnamn om du är en registrerad användare av det sociala mediet och, om tillämpligt, ditt för- och efternamn; och
  7. om du använder en plug-in, den information som du använt denna specifika plug-in för.

Vänligen notera att vi inte har något inflytande över den information som sociala medier samlar in med hjälp av diverse plug-in. I fråga om sådan information hänvisar vi till villkoren för respektive socialt media. Vi uppmanar dig att hålla dig informerad om syftet med, och omfattningen av, insamlingen av uppgifter som sker genom sociala plug-in. Du kan blockera olika sociala plug-in i inställningarna för din webbläsare.

Ändringar i personuppgiftspolicyn

Om vi gör ändringar i denna personuppgiftspolicy kommer vi att meddela dig genom att publicera den uppdaterade versionen här: https://vindex.se/vindex-ab-policy-for-datahantering-enligt-dataskyddsforordningen-gdpr/
Om ändringarna är väsentliga kommer vi även att meddela dig på lämpligt sätt och, om det krävs, be om ditt samtycke.

Lagval och tvistlösning

Behandling av dina personuppgifter enligt denna personuppgiftspolicy och din användning av tjänsten regleras av svensk lag. Tvist ska lösas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans, om inte annat följer av lag.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

Vindex AB är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för tjänsten.
För att utöva rättigheterna enligt ovan eller om du har frågor om vår behandling, vänligen kontakta oss på någon av följande adresser:

Vindex AB
RÅLAMBSVÄGEN 17
112 59 Stockholm.

gdpr@vindex.se

KONTAKT