Rekrytering Ekonomiassistent

På Vindex förutsätter vi att alla våra Ekonomiassistent-kandidater är ansvarstagande, finner stimulans i att arbeta självständigt och tycker om att medverka i förändrings- och effektiviseringsarbeten. Vi prioriterar även att kandidaterna är positiva och noggranna i sitt arbete utan att göra avkall på effektivitet. 

Vindex mångåriga erfarenhet av arbete med tillsättning av Ekonomiassistenter i kombination med en grundlig förståelse för hur en ekonomiavdelning fungerar har hittills varit ett framgångsrecept. Vi vill framåt fortsätta vara en god partner för våra kunder och jobbar hårt för att bibehålla vår position som en av de ledande aktörerna vid rekrytering av Ekonomiassistenter.

Etablera gärna en kontakt med oss gärna om du har kompletterande frågor eller vill ha ett offertförslag. Läs annars mer längre ner.

Hur ett rekryteringsbehov uppstår varierar, men en tydlig trend är att marknaden numera är mycket mer rörlig och kandidater byter helt enkelt jobb med högre frekvens än tidigare. Andra anledningar kan bero på att personal slutar av andra anledningar, såsom pension, eller att en hög tillväxttakt resulterar i ett större behov av personal än tidigare. Detta medför att organisationer i mycket högre utsträckning tvingas lägga tid och resurser på att upprätta rekryteringsprocesser – ett arbete som tar mycket tid och resurser i anspråk. Vindex har mångårig erfarenhet av att hjälpa våra kunder när dessa behov uppstår och vår specialisering av Ekonomiassistentet har varit till stor hjälp när det gäller att matcha rätt och hitta långsiktiga lösningar. Vi har helt enkelt en mycket god kännedom om exakt dessa roller och kan därför med snabbhet och precision erbjuda vår expertis till våra kunder.

Vid en rekrytering lägger vi stor vikt på rätt kompetens, samtidigt som att vi säkerställer att personen passar in i gruppen. Processen ser därmed lite annorlunda ut i jämförelse med hur processen ser ut vid konsulttillsättningar. Med utgångspunkt i vad kunden önskar och hur dess arbetsmiljö ser ut, screenar vi fram kandidater utifrån det specifika behovet och hittar rätt person med avseende på kompetens och personlighet. Processen är också annorlunda i det att samtliga slutkandidater testas både i personlighet och kompetens i syfte att kvalitetssäkra och på slutkandidater genomförs också en bakgrundskontroll. Vi genomför i samband med intervjuer av juniora Redovisningsekonomer och Ekonomiassistenter ett specialiserat framtaget kunskapstest inom redovisning, för att på så sätt kvalitetssäkra graden av kompetens.

Vi är också medvetna om att även långsiktiga behov uppstår med mycket kort varsel och vi arbetar därför proaktivt med att intervjua så att vi är redo att lösa ett resursbehov redan när det uppstår. I vissa fall kan det vara så pass bråttom att få en person att man inte har tid att vänta på uppsägningstid och i dessa fall erbjuder vi en så kallad hyrköpslösning. Detta innebär att vi presenterar konsulter som är tillgängliga att starta omgående, men som kan tänka sig att på sikt bli anställda hos kunden. Hyrrekrytering är ett uppskattat upplägg bland både kunder och kandidater – båda parter får möjlighet att testa på hur det fungerar i det dagliga arbetet under en period och sedan därefter gemensamt ta ett beslut om fast anställning direkt hos kunden. I praktiken innebär detta att provanställningen ligger hos Vindex.

Ekonomiassistentens främsta uppgift är att stötta redovisningsekonomen arbete inom kund- och leverantörsreskontra. Det förekommer även liknande ansvarsområden, såsom utläggshantering. Antingen är din roll mångsidig med uppgifter inom både kund- och leverantörsreskontran, vilket oftare är vanligt inom mindre bolag, eller så jobbar du mer inriktat på någon av dessa delar. Att främst arbeta med en specifik gren är mer vanligt inom större bolag där det ofta finns flera ekonomiassistenter.

Vanliga arbetsuppgifter som ekonomiassistent kan vara att hantera inkommande leverantörsfakturor, boka in- och utbetalningar samt att skicka kundfakturor. Rollen innefattar ofta kontakt med kunder och leverantörer vid frågor och påminnelser, men också mycket kontakt internt inom bolaget.

• Bokar inbetalningar och utbetalningar
• Leverantörsbetalningar
• Konterar och kontrollerar inkommande leverantörsfakturor 
• Fakturerar kundfakturor 
• Matchning av faktura mot order
• Avstämning av bank
• Hantering av utlägg/kvitton, attestrunda och bokföring
• Relevanta boklutsuppgifter inom kund- och leverantörsrekontra
• Periodisering av fakturor
• Underhåll av masterdata
• Systemadministration
• Övrig administration, kan variera väsentligt

Redovisningsavdelningen och dess utformning

Redovisningsavdelningen kan beskrivas som själva navet i ekonomiavdelningen och innehar en vital betydelse i små, mellanstora och stora bolag. På mindre bolag är det inte helt ovanligt att det är en ensam person som har hand om hela det ekonomiska ansvaret och denne person brukar i regel titulera sig ekonomiansvarig. På mindre mellanstora bolag är det vanligt med flera anställda på ekonomiavdelningen, bestående av en Ekonomichef och en eller ett par anställda till som arbetar med titlar såsom Ekonomiassistent eller Redovisningsekonom.

På större bolag och i koncerner består i regel redovisningsavdelningen av många fler anställda och hela funktionen är uppbyggd på ett mer boxat vis. Exempelvis finns det ofta en uppdelning ner på detaljnivå vad gäller fakturering; att ha en leverantörsreskontragrupp och en kundreskontragrupp är vanligt förekommande. Dessa grupper hanterar enbart processen kring fakturering till leverantörer respektive kunder. Personerna som arbetar på dessa avdelningar benämns vanligtvis med titeln Ekonomiassistent. Ett steg ovanför dessa funktioner hittar man ofta Redovisningsekonomerna, som arbetar med den löpande bokföringen och redovisningen. I vissa fall sker en ansvarsfördelning på bolag, dvs. att varje Redovisningsekonom har ett helhetsansvar för varje bolags redovisning, eller så arbetar man gemensamt och har en mer flytande ansvarsfördelning baserat på arbetsbörda.

Rapportering sker i vanligtvis en Redovisningschef alternativ en Ekonomichef/CFO, som har ett övergripande ansvar för hela redovisningsavdelningen. I de största bolagen finns ofta en Redovisningschef som i sin tur rapporterar till en Ekonomichef/CFO. På dessa bolag/koncerner innehar Ekonomichefen/CFO:n en mer strategisk roll och arbetar i regel inte på någon operativ nivå överhuvudtaget.

Egenskaper och kompetens

Rollen som Ekonomiassistent passar personer som trivs med att arbeta med administrativa uppgifter, är ansvarstagande och finner stimulans i att arbeta självständigt. Det kan också vara en plattform för en vidare karriär inom ekonomiavdelning där man vill göra ett starkt första intryck. Det är av stor vikt att man trivs med förändringsarbete och effektivisering. Nya rutiner kan implementeras och det är därför meriterande att kunna ge förslag på förbättringsåtgärder. Som person får man gärna vara positiv och noggrann, utan att göra avkall på effektivitet. I många fall innefattas externa relationer gentemot kunder och leverantörer, vilket innebär att det är viktigt att man är bra på att kommunicera.

Andra egenskaper som värdesätts är en vana att arbeta mot deadlines och i perioder klara av att arbeta under tidspress. Vidare värdesätts en förmåga att leverera med kvalitet och en utmärkt samarbetsförmåga. Man bör också vara detaljorienterad och brinna för arbetet på detaljnivå.

Kompetens av olika ekonomisystem

Det förekommer många olika ekonomisystem bland företagen, oftast beroende på företagets storlek vilket system som används. Bland de mest vanliga och de som företagen efterfrågar kunskaper i är SAP, Agresso, Navision eller Visma. Raindance är också ett system där vissa förkunskaper ibland krävs eller efterfrågas. Det som skiljer de olika systemen åt är oftast systemets kapacitet, rapportsystem och hur det fungerar i allmänhet, men ändamålet är samma. Förutom själva ekonomisystemen krävs också ofta goda kunskaper i Excel för att bearbeta och komplettera ekonomisystemets rådata. En god förförståelse för ett ekonomisystem anses helt enkelt som mycket positivt och bidrar till att man snabbare kan leverera resultat i sin roll.

Branscherfarenhet

Branscherfarenhet kan i vissa fall nästintill vara av fundamental betydelse. Detta gäller i synnerhet vid en konsulttillsättning med snabb uppstart. Olika typer av branscher och organisationer innebär helt klart olika grad av komplexitet. Vidare finns en stor skillnad i att ha arbetat i en större internationell organisation kontra ett mindre svenskt bolag, med vitt skilda uppfattningar och ibland skilda regelverk kring hur man tolkar och använder sifforna som beslutsunderlag.

Det finns i stor mån en kulturell skillnad mellan olika branscher också, vilket får en betydelse i kommunikationen inom organisationen. Att ha en specifik branscherfarenhet kan därför vara till fördel för att kunna hantera sådana typer av situationer. En förståelse och erfarenhet för den branschspecifika kulturella aspekten kommer underlätta det löpande arbetet och i hög grad bidra till att proaktivt undvika problemfyllda situationer som annars lätt kan uppstå.

Vi arbetar i huvudsak med Stockholm med omnejd (Uppsala & Södertälje) som marknad vad gäller att erbjuda tillgängliga Ekonomiassistenter, men vi har vid enstaka tillfällen gjort tillsättningar även i andra storstadsregioner såsom Malmö och Göteborg. Vårt breda nätverk av Ekonomiassistenter finns dock i Stockholm och det är där vi är som starkast, relativt sett.

 

Lönebilden vad gäller Ekonomiassistenter beror i stor utsträckning på önskemål i form av grad av erfarenhet och kompetens, men generellt har en längre period av hög efterfrågan i kombination med lågt utbud lett till högre lönenivåer och därigenom en något upptrissad prisnivå på samtliga typer av roller inom redovisning, oavsett junior eller senior profil. Att sätta en specifik prisnivå i siffror är dock svårt att göra, då det varierar beror på vad för specifik typ av konsultprofil som efterfrågas. Faktorer som utbildning, branscherfarenheter, samt grad av ansvar och kompetens påverkar detta. Vi har mycket god statistik för ett större antal tillsättningar och bollar gärna detta vid förfrågan från kunder och kandidater.

Vi är inte ensamma med att arbeta med tillsättning av Ekonomiassistenter och det råder en god konkurrens med ett flertal duktiga rekryteringsfirmor med samma inriktning. En stor och uppskattad aktör är exempelvis Academic Work, men det finns även nischade konkurrenter i likhet med oss, såsom Gazella, som har vuxit snabbt senaste åren. Det kan utan tvekan konstateras att det råder goda valmöjligheter för bolag som är i behov av duktiga Ekonomiassistenter och att den fina konkurrenssituationen bland headhunters får oss att arbeta ännu hårdare för att bibehålla vår höga kvalité i det arbetet vi lägger ner.